Comarch ERP Optima - moduł Obieg Dokumentów

Moduł Obieg Dokumentów pozwala na gromadzenie oraz katalogowanie różnego rodzaju dokumentów firmy.

Schemat blokowy funkcjonalności modułu Obieg Dokumentów programu Comarch ERP Optima

Centralnym miejscem w module jest Biblioteka dokumentów, gdzie użytkownik ma możliwość wprowadzania dokumentów, załączania skanów, plików oraz ich opisywanie w dowolny sposób. Z poziomu Comarch OPTIMA można wskazać na dokument, który jest w skanerze i komenda uruchomi skaner.

Okno biblioteki dokumentów w module Obieg Dokumentów programu Comarch Optima

Okno Biblioteki dokumentów

W programie dokumenty mogą być zapisywane w dwóch miejscach:

w bazie firmy - dokumenty będą dostępne tylko i wyłącznie po zalogowaniu się do konkretnej bazy,

w bazie konfiguracyjnej - dokumenty będą widoczne dla wszystkich firm.

Ma to znaczenie w sytuacji, gdy na jednym systemie prowadzona jest działalność więcej niż jednej firmy oraz w przypadku biur rachunkowych, gdzie każdy klient ma oddzielną bazę danych.

Dokumenty (w dowolnym formacie) gromadzone w Bibliotece  można swobodnie grupować w tworzonych katalogach. Informacje o dokumentach gromadzone są w postaci formularzy, na których znajdą się m.in. informacje takie, jak: typ dokumentu, jego tytuł, czego dotyczy, data wprowadzenia, status, operator odpowiedzialny za dokument. Dodatkowo istnieje możliwość opisywania dokumentu poprzez definiowalne atrybuty.

Okno formularza dokumentu w module Obieg Dokumentów programu Comarch Optima

Każdy dokument zgromadzony w Bibliotece będzie mógł być powiązany z kontrahentem oraz dowolną ilością dokumentów handlowych wystawianych w systemie Comarch ERP OPTIMA. Powiązanie to działa również w drugą stronę, tzn. z poziomu dokumentu wystawionego w programie można go połączyć z  dowolną ilością dokumentów zgromadzonych w Bibliotece.

Moduł Obieg dokumentów posiada bardzo szeroki zakres definiowania uprawnień dostępu do dokumentów. Dla każdego pracownika mającego dostęp do modułu można określić, do której grupy dokumentów ma dostęp oraz w jakim zakresie, np. jedynie wgląd w dokumenty, edycja wszystkich dokumentów, edycja tylko swoich dokumentów.